Politique de confidentialité
Arabilang — version du 11 octobre 2026
Cette politique vous explique ce que nous faisons des renseignements personnels que vous nous confiez : lesquels nous recueillons, pourquoi, qui y a accès, où ils sont stockés et combien de temps nous les gardons. Elle explique aussi comment les consulter, les corriger ou les faire supprimer.
Elle s’applique à notre site arabilang.com, à notre portail, à nos courriels, à nos SMS et à nos séances en ligne.
1. Qui est responsable de vos renseignements ?
Arabilang est le nom sous lequel notre organisme à but non lucratif offre ses cours. Son nom légal, son adresse, son courriel et son téléphone sont dans nos Mentions légales. Quand cette politique dit « écrivez-nous », utilisez le courriel indiqué à cet endroit.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est aussi nommée dans les Mentions légales, avec ses coordonnées. Pour lui écrire, indiquez l’objet « Protection des renseignements personnels ».
2. Quels renseignements recueillons-nous, et quand ?
Quand vous réservez une séance d’évaluation gratuite, nous recueillons votre prénom, votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone, le nombre d’enfants et leur âge.
Quand vous inscrivez votre enfant, notre équipe crée avec vous le dossier de la famille. Il contient :
- pour l’enfant : son prénom, son nom, sa date de naissance, son niveau et ses disponibilités ;
- pour vous : votre prénom, votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone et votre adresse.
Quand vous créez un compte, nous recueillons un nom d’utilisateur et un mot de passe. Le mot de passe est stocké de façon chiffrée : nous ne pouvons pas le lire.
Quand votre enfant suit les cours, nous conservons ses présences, les rapports de séance, sa progression dans les exercices, ses objectifs, les messages et les SMS échangés avec l’enseignant, et ses publications dans le forum du groupe. Nous enregistrons aussi les séances (voir la section 5).
Quand vous payez, nous gardons le montant, la date, l’état du paiement et la facture. Nous ne voyons jamais le numéro de votre carte ni vos accès bancaires.
Quand vous visitez notre site, nous recueillons votre adresse IP, le type d’appareil et de navigateur que vous utilisez et les pages que vous consultez. Pour la sécurité du site, c’est automatique. Pour les statistiques et la publicité, nous avons besoin de votre accord (section 11).
3. Pourquoi utilisons-nous ces renseignements ?
Nous les utilisons seulement pour :
- inscrire votre enfant, former les groupes et planifier les séances ;
- donner les cours et suivre les progrès de l’élève ;
- vous joindre : rappels de séance, absences, retards, changements d’horaire, factures ;
- facturer et tenir notre comptabilité ;
- protéger la sécurité du site et du portail, et répondre à vos demandes ;
- enregistrer les séances (section 5) ;
- améliorer nos cours et notre site, si vous avez accepté les statistiques.
Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n’utilisons pas les renseignements d’un enfant pour de la publicité.
4. Votre autorisation
En inscrivant votre enfant, vous nous autorisez à utiliser ses renseignements et les vôtres pour les raisons décrites à la section 3. Vous le faites en cochant une case. Pour un enfant de moins de 14 ans, seul un parent ou un tuteur peut donner cette autorisation.
Vous pouvez la retirer quand vous le voulez, en nous écrivant. Sans les renseignements de base de l’élève, nous ne pouvons plus lui donner de cours : retirer votre autorisation met donc fin à l’inscription. Le remboursement des séances non données est alors prévu par nos Conditions d’inscription et de paiement.
Nous vous demandons deux autres autorisations, chacune à part :
- l’enregistrement des séances (section 5) ;
- l’envoi de messages promotionnels (section 6).
5. L’enregistrement des séances
Nos séances ont lieu sur Microsoft Teams. Chaque séance est enregistrée, y compris la séance d’évaluation gratuite. Teams indique à tous les participants que l’enregistrement est en cours.
Pourquoi : déterminer le niveau de l’élève à la séance d’évaluation, suivre ses progrès, protéger les élèves, assurer la qualité de l’enseignement et, au besoin, régler un différend.
Ce qui est enregistré : la voix et l’image des personnes qui apparaissent à l’écran, et ce qui est partagé pendant la séance.
Pour bien voir l’élève et son livre, nous demandons de désactiver l’arrière-plan virtuel (flou ou image) et de diriger la caméra vers l’élève et son livre, surtout pendant les dictées.
Qui peut voir les enregistrements : l’enseignant du groupe, les gestionnaires et l’administration d’Arabilang. Personne d’autre. Nous ne les publions pas et nous ne les envoyons pas aux autres familles.
Où ils sont stockés : dans notre espace Microsoft 365, au Canada.
Combien de temps : 2 ans après la séance. Ils sont ensuite supprimés automatiquement.
Votre consentement : nous ne pouvons faire ni la séance d’évaluation gratuite ni les cours sans enregistrer la séance. Vous donnez votre accord une première fois quand vous réservez la séance d’évaluation, puis une seconde fois quand vous inscrivez l’élève. Si vous refusez l’enregistrement, nous ne pouvons donc ni faire la séance ni inscrire l’élève. Si vous retirez votre consentement après l’inscription, les séances prennent fin (voir les Conditions d’inscription et de paiement pour le remboursement). Dans tous les cas, écrivez-nous.
Il est interdit aux parents et aux élèves d’enregistrer eux-mêmes une séance.
6. Courriels, SMS et notifications
Messages de service. Nous vous écrivons pour que le service fonctionne : confirmation d’inscription, facture, horaire, rappel de séance, absence ou retard. Vous n’avez pas à y consentir séparément. Tant que votre enfant est inscrit, vous ne pouvez pas vous en désabonner. Nos SMS sont courts et signés « – Arabilang ».
Messages promotionnels (infolettre, offres). Nous ne vous en envoyons que si vous avez coché la case prévue à cet effet. Chaque message indique notre nom et notre adresse, et contient un lien pour vous désabonner en un clic. Nous traitons chaque désabonnement dans les 10 jours ouvrables.
Notifications sur votre appareil. Nous ne les envoyons que si vous les activez. Vous pouvez les couper en tout temps.
7. Qui a accès à vos renseignements ?
- Les enseignants voient les renseignements des élèves de leurs groupes, et seulement ceux-là.
- L’équipe d’administration et les gestionnaires y ont accès pour gérer les inscriptions, la facturation et le soutien.
- Les autres parents d’un groupe voient seulement ce que vous publiez vous-même dans le forum du groupe. N’y publiez aucun renseignement personnel sur un enfant ou sur une famille.
- Toute personne de notre équipe, et tout consultant, qui accède à ces renseignements s’est engagée à les garder confidentiels.
- Pour dépanner un utilisateur, une personne autorisée de notre équipe peut ouvrir une session à son nom. Cet accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour ce dépannage.
Nos enseignants sont des consultants indépendants. Ils travaillent au Canada ou à l’étranger, par exemple en Tunisie. Ils consultent à distance, par notre portail et par Teams, les renseignements des élèves de leurs groupes. Ces renseignements restent stockés sur nos serveurs. Chaque consultant s’engage par écrit à les garder confidentiels.
8. Quelles entreprises reçoivent vos renseignements ?
Pour offrir nos services, nous faisons appel aux entreprises suivantes. Chacune reçoit seulement ce dont elle a besoin.
| Entreprise | Ce qu’elle fait pour nous |
|---|---|
| Hostinger | héberge notre site et notre plateforme d’exercices (Moodle) |
| Microsoft | courriels (Outlook), séances en ligne (Teams), enregistrements, connexion de l’équipe |
| Twilio | envoi et réception des SMS et des appels de notre équipe |
| Automattic (Jetpack) | statistiques de visites, protection du site contre les intrusions et analyse de la boutique |
| Stripe | paiements par carte de crédit |
| Votre institution financière | virements Interac |
| Google, Apple et Mozilla | livraison des notifications sur votre appareil, si vous les activez, et sur les appareils de notre équipe (nouveaux SMS reçus) |
| Microsoft Clarity et Meta | statistiques et publicité, seulement si vous les acceptez |
Nous ne transmettons vos renseignements à personne d’autre, sauf si une loi ou un tribunal nous y oblige.
9. Où sont stockés vos renseignements ?
- Au Canada : nos courriels, nos séances en ligne et leurs enregistrements (Microsoft 365).
- En France : notre site et notre plateforme d’exercices, sur les serveurs de Hostinger.
- Aux États-Unis : les services de Twilio (SMS et appels), de Stripe (paiements par carte), de Meta, d’Automattic (Jetpack), de Google et d’Apple (notifications). Certains services de Microsoft, comme Clarity, peuvent aussi y traiter des données.
Accès depuis l’étranger : nos consultants situés hors du Québec, par exemple en Tunisie, consultent à distance les renseignements de leurs élèves. Les renseignements ne sont pas copiés chez eux : ils restent sur nos serveurs.
Avant de confier des renseignements à une entreprise située hors du Québec, ou de donner accès à un consultant situé hors du Québec, nous évaluons les risques. Nous exigeons le même niveau de protection que celui qu’exige la loi du Québec.
10. Combien de temps les gardons-nous ?
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Factures et commandes | 6 ans (obligation fiscale), puis ils sont rendus anonymes |
| Dossier complet de l’élève (rapports, notes, progression détaillée) | pendant le service et 2 ans après sa fin, puis supprimé |
| Archive de l’élève (identité, niveau atteint, dates des cours, présences) | jusqu’à 5 ans après la fin du service. Elle sert aux réinscriptions et aux attestations de niveau |
| Compte du parent | tant qu’un enfant est inscrit, puis 5 ans après la dernière activité |
| Messages et forum d’un groupe | 24 mois après la fin du groupe |
| SMS et appels, chez Twilio | 13 mois consultables ; Twilio garde en plus une copie de sauvegarde, sans date de fin annoncée |
| Aperçu des SMS (80 premiers caractères) et journal des appels, dans les applications de notre équipe | 3 ans |
| Alertes SMS envoyées aux enseignants | 30 jours |
| Demandes, formulaires et prospects qui ne se sont pas inscrits | 3 ans après le dernier contact |
| Enregistrements des séances | 2 ans après la séance |
| Journal technique des courriels | 14 jours |
| Historique des courriels du portail | 12 mois |
| Courriels envoyés et reçus (boîte Outlook de l’organisme : surtout des renseignements d’inscription et des échanges pédagogiques) | pas de suppression automatique : nous les gardons tant qu’ils nous sont utiles et nous supprimons ceux qui vous concernent si vous le demandez |
| Preuve que vous avez accepté de recevoir nos messages promotionnels | tant que vous êtes abonné, puis 3 ans après votre désabonnement |
| Coordonnées d’une personne désabonnée | nous gardons son courriel seulement, pour respecter son refus |
| Preuve de votre choix sur les témoins | 12 mois |
| Sauvegardes | 60 jours au plus |
À la fin de ces durées, nous supprimons les renseignements ou nous les rendons anonymes, c’est-à-dire impossibles à relier à une personne.
Si vous demandez une suppression, elle disparaît aussi des sauvegardes dans un délai de 60 jours.
11. Témoins (cookies) et statistiques
Les témoins essentiels font fonctionner le site : connexion, panier. Nous les utilisons sans demander votre accord.
Avec votre accord seulement, nous utilisons aussi :
- Microsoft Clarity, qui mesure la fréquentation et enregistre la navigation sur le site, pour que nous l’améliorions ;
- Jetpack (Automattic), qui mesure la fréquentation du site et le parcours dans la boutique ;
- Meta (Facebook), qui mesure l’effet de nos publicités et le public qu’elles rejoignent. Meta peut aussi recevoir, sous forme chiffrée, des renseignements comme votre courriel, votre nom ou votre téléphone lorsque vous êtes connecté ou que vous remplissez un formulaire, pour associer cette action à une publicité.
Microsoft Clarity garde les enregistrements de navigation 30 jours, et les données de clics et les cartes de chaleur 9 mois. Meta garde les données d’événements 2 ans au maximum.
Ces outils ne se déclenchent qu’après votre accord. Ils ne fonctionnent que sur les pages publiques (accueil, inscription, réservation). Ils ne fonctionnent jamais dans le portail ni dans l’espace des élèves.
Vous pouvez retirer votre accord en tout temps avec le lien « Gérer mes témoins », au bas de chaque page.
12. Sécurité et incidents
Seules les personnes qui en ont besoin ont accès aux renseignements, selon leur rôle. La connexion au site est chiffrée et les mots de passe sont protégés.
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident risque de causer un préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.
13. Vos droits
Vous pouvez nous demander :
- de consulter les renseignements que nous avons sur vous ou sur votre enfant ;
- de les corriger ;
- de les supprimer ou de cesser de les diffuser, lorsque la loi le permet ;
- de vous les transmettre dans un format courant ;
- de retirer votre autorisation.
Écrivez-nous, avec l’objet « Protection des renseignements personnels ». Pour protéger vos renseignements, nous pouvons vous demander de prouver votre identité. Nous vous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.
14. Si vous n’êtes pas satisfait
Si notre réponse ne vous convient pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, selon la situation, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada(priv.gc.ca).
15. Modifications de cette politique
Quand nous modifions cette politique, nous changeons la date inscrite en haut de la page. Si le changement est important, nous vous écrivons avant qu’il s’applique.